La loi impose aux entreprises de conserver leurs documents pendant une période réglementaire. Il faut savoir que l’administration peut tout à fait effectuer des contrôles pour vérifier l’archivage de vos dossiers. Attention, les documents d’archives possèdent tous des délais de conservation différents !

Les documents civils et commerciaux

La durée de conservation des documents commerciaux varie généralement entre 5 et 10 ans. Selon l’article L. 110-4 du Code de commerce, les documents suivants doivent être archivés pendant une durée de 5 ans :

  •       Les documents de transport des marchandises ;
  •       Les documents bancaires (comme les talons de chèque ou les relevés bancaires) ;
  •       Les contrats conclus entre commerçants et non-commerçants.

Par ailleurs, la correspondance commerciale (bons de livraisons, bons de commande) ainsi que les factures clients et fournisseurs nécessitent 10 ans d’archivage, selon l’article L. 123-22 du Code de commerce.

Quant aux déclarations en douane, elles doivent être gardées pendant 3 ans. 

Enfin, l’article 2227 du Code civil annonce 30 ans d’archivage pour les titres de propriété ou de cession de biens immobiliers.

Les documents et pièces comptables

De leur côté, les documents et pièces comptables affichent tous la même durée d’archivage, indiquée par l’article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce. Celle-ci est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Cela concerne donc les pièces justificatives ainsi que les livres et registres comptables (livre d’inventaire, grand livre, etc.).

Les documents fiscaux et sociaux

Si la société est radiée du registre du commerce et des sociétés, les statuts de celle-ci doivent être conservés pendant 5 ans. 

Quant aux autres sociétés les éléments constitutifs des comptes annuels, ils doivent rester archivés pendant 10 ans.

Par ailleurs, les rapports des commissaires aux comptes, les rapports du gérant ou du conseil d’administration ainsi que les feuilles de présence nécessitent 3 ans d’archivage. 

Quant aux documents fiscaux, l’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule qu’ils doivent être conservés pendant 6 ans. Il s’agit en particulier :

  •       De l’impôt sur le revenu et sur les sociétés ;
  •       Des impôts locaux divers ;
  •       De la cotisation foncière des entreprises ;
  •       Des taxes sur le chiffre d’affaires ;
  •       De la valeur ajoutée des entreprises ;
  •       Des BIC et BNC.

Identifier les différents documents, les stocker ou détruire les archives peut s’avérer très chronophage. D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation. Contactez dès maintenant notre cabinet d’expertise-comptable pour bénéficier de notre accompagnement dans la gestion administrative de votre entreprise !